Quando si parla di esperienza ospite negli affitti brevi, sono i dettagli a fare la differenza. Uno degli strumenti più utili – e spesso sottovalutati – è il Welcome Book, ovvero il libretto di benvenuto che ogni ospite dovrebbe trovare al suo arrivo (in formato fisico o digitale).
In questo articolo vediamo cos’è il Welcome Book, perché è fondamentale e come puoi crearne uno automatizzato e digitale con DolceBot.
Che cos’è il Welcome Book negli affitti brevi?
Il Welcome Book (o Guest Book) è una guida pratica e informativa pensata per i tuoi ospiti. Include tutto ciò che serve sapere per vivere al meglio la casa e il soggiorno:
- Come funziona il Wi-Fi
- Dove si trovano gli elettrodomestici
- I contatti utili in caso di emergenza
- Regole della casa
- I consigli del proprietario (ristoranti, trasporti, parcheggi, etc.)
In pratica, è uno strumento di comunicazione chiaro e organizzato, che migliora l’esperienza dell’ospite e riduce le domande ripetitive che ricevi ogni giorno.
Perché avere un Welcome Book?
Un buon Welcome Book:
- Riduce le richieste di supporto da parte dell’ospite
- Fa sentire l’ospite accolto e seguito
- Dà un’immagine professionale della struttura
- Aiuta a ottenere recensioni migliori
- Offre la possibilità di inserire upsell e link utili
In particolare, se l’host non è presente fisicamente al check-in, il Welcome Book diventa uno strumento fondamentale per l’autonomia dell’ospite.
Welcome Book digitale o cartaceo?
La versione cartacea può essere comoda, ma è meno pratica da aggiornare e più soggetta a usura. Per questo oggi si parla sempre più di Welcome Book digitale, accessibile tramite QR code, link o app.
Con DolceBot puoi automatizzare la consegna del Welcome Book digitale direttamente all’arrivo dell’ospite, via email o messaggio automatico.
Come creare il Welcome Book con DolceBot
Grazie a DolceBot, creare e condividere il Welcome Book è semplice e veloce. Ecco come funziona:
1. Personalizzazione per appartamento
Puoi creare un Welcome Book diverso per ogni struttura, con informazioni specifiche: indirizzo, codici d’accesso, Wi-Fi, elettrodomestici, regole, numeri utili, mappe locali.
2. Invio automatico
DolceBot invia il Welcome Book in automatico prima dell’arrivo dell’ospite, secondo le tempistiche che imposti tu. Puoi decidere di inviarlo 24 ore prima, al momento della conferma o al check-in.
3. Accesso via link o QR code
Il Welcome Book è interattivo e responsive: l’ospite può aprirlo da smartphone, tablet o PC, senza dover scaricare nulla.
4. Modifica rapida
Hai cambiato il codice del Wi-Fi o l’orario del check-out? Puoi aggiornare i contenuti in tempo reale, senza dover ristampare nulla.
Cosa inserire nel tuo Welcome Book?
Ecco alcune sezioni che non possono mancare:
- Benvenuto personalizzato
- Informazioni di base (indirizzo, Wi-Fi, regole)
- Istruzioni per l’uso della casa
- Contatti in caso di emergenza
- Consigli del proprietario
- Orari check-out e gestione rifiuti
- Upsell o servizi extra disponibili
- Mappa interattiva con punti di interesse
Con DolceBot puoi inserire anche immagini, link cliccabili e video, per rendere la guida ancora più utile e coinvolgente.
Conclusione
Il Welcome Book non è solo un libretto informativo, ma un elemento chiave della customer experience negli affitti brevi. Crearlo con DolceBot significa offrire un servizio professionale, moderno e automatizzato, capace di migliorare l’efficienza della tua gestione e la soddisfazione dei tuoi ospiti.
