Chi gestisce affitti brevi o case vacanza in Italia ha l’obbligo di comunicare i dati degli ospiti alla questura tramite il portale AlloggiatiWeb.

Si tratta di un adempimento normativo obbligatorio che, se non rispettato, può comportare sanzioni anche gravi.

In questa guida ti spieghiamo cos’è Alloggiati Web, come ottenere le credenziali e come gestire in modo semplice e automatizzato la trasmissione delle schedine alloggiati.

Che cos’è Alloggiati Web e a cosa serve

AlloggiatiWeb è il portale telematico della Polizia di Stato dedicato alla registrazione degli ospiti che soggiornano presso strutture ricettive, tra cui case vacanza e affitti brevi.

La piattaforma è stata realizzata per adempiere a quanto previsto dall’art. 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (T.U.L.P.S.).

Il suo scopo è quello di permettere ai locatori e gestori di trasmettere in modo sicuro e tracciabile le generalità di ogni ospite entro i tempi previsti dalla normativa.

Chi è obbligato a usare AlloggiatiWeb

Tutti i gestori di strutture ricettive, comprese le locazioni turistiche non imprenditoriali (cioè chi affitta occasionalmente immobili per brevi periodi), sono tenuti a registrare gli ospiti su Alloggiati Web.

Non è rilevante che si tratti di attività occasionale o continuativa: l’obbligo vale sempre.

Come aprire un account su AlloggiatiWeb

Per accedere al servizio AlloggiatiWeb, è necessario richiedere le credenziali alla questura competente per territorio. La procedura prevede:

• La compilazione del modulo ufficiale disponibile sul sito della Polizia di Stato o direttamente presso la questura
• L’invio o la consegna del modulo firmato, unitamente a un documento d’identità del richiedente e, in alcuni casi, a una dichiarazione di inizio attività
• L’attivazione dell’utenza, con le credenziali che vengono trasmesse via PEC o email

Le tempistiche possono variare a seconda della questura di riferimento, ma generalmente il rilascio avviene entro pochi giorni lavorativi.

Tempi e modalità di trasmissione

La legge stabilisce tempi precisi per l’invio delle schedine alloggiati:

• Entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite, per soggiorni superiori a una notte
• Entro 6 ore dall’ingresso, se l’ospite soggiorna per meno di 24 ore

Le comunicazioni devono essere effettuate tramite l’area riservata del portale AlloggiatiWeb.

In caso di problemi tecnici, è consentito l’invio temporaneo dei dati via PEC alla questura, ma questa modalità è accettata solo in situazioni di emergenza e deve essere giustificata.

Cosa succede se non si inviano i dati

La mancata comunicazione degli ospiti può comportare gravi conseguenze legali:

• Sanzioni penali: l’art. 109 del T.U.L.P.S. prevede l’arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino a 206 euro
• Possibile sospensione dell’attività ricettiva, in caso di violazioni reiterate

Per questo motivo è fondamentale rispettare le scadenze e conservare per almeno 5 anni la documentazione che attesta l’avvenuta trasmissione.

Come semplificare la gestione con DolceBot

Gestire manualmente l’invio delle schedine su Alloggiati Web può essere un’attività ripetitiva e soggetta a errori. DolceBot, il primo Property Manager Digitale in Italia, consente di automatizzare l’intero processo, integrando la raccolta dei dati degli ospiti, la generazione dei documenti fiscali e l’invio automatico su AlloggiatiWeb.

Tra le funzionalità più utili:

• Raccolta sicura dei dati identificativi tramite link personalizzato
• Generazione automatica dei file per l’invio a Alloggiati Web
• DolceBot garantisce la piena conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), assicurando che tutte le informazioni sensibili degli ospiti – come documenti d’identità, dati anagrafici e contatti – vengano gestite in modo sicuro, crittografato e accessibile solo da utenti autorizzati. Questo non solo protegge la privacy degli ospiti, ma tutela anche il proprietario da eventuali sanzioni legate alla violazione della normativa
• Riduzione del tempo di gestione manuale fino al 95%

Grazie a DolceBot, anche la fiscalità e gli adempimenti normativi diventano più semplici, sicuri e tracciabili.

Conclusioni

AlloggiatiWeb è uno strumento indispensabile per chi opera nel settore degli affitti brevi.

Ottenere le credenziali e inviare correttamente i dati degli ospiti è un obbligo di legge da non sottovalutare.

Automatizzare questo processo attraverso un software come DolceBot significa risparmiare tempo, evitare errori e gestire la propria attività nel pieno rispetto della normativa italiana.